Dalam banyak perusahaan yang sedang berkembang, tata kelola dan operasional perpajakan sering kali bertumpu pada satu figur kunci.
Figur tersebut bisa berupa seorang staf senior, kepala bagian keuangan, atau konsultan eksternal kepercayaan perusahaan.
Selama personil tersebut tersedia, seluruh proses pelaporan pajak berjalan lancar, tenggat waktu terpenuhi, dan tidak ada masalah terbuka dengan otoritas pajak.
Kondisi ini kerap memunculkan persepsi di tingkat manajemen bahwa fungsi perpajakan perusahaan telah memiliki sistem kendali yang aman.
Kelancaran tersebut memang menunjukkan bahwa perusahaan memiliki kompetensi.
Namun, kelancaran operasional yang semata-mata ditopang oleh daya ingat dan pengalaman satu personil belum tentu menunjukkan bahwa perusahaan memiliki sistem kontrol.
Table of Contents
Ketika Pengetahuan Pajak Menjadi Milik Individu, Bukan Milik Perusahaan
Ketergantungan pada personil kunci umumnya terbentuk secara alami tanpa disengaja.
Hal ini terjadi justru karena personil tersebut memang bekerja dengan baik, kompeten, dan dipercaya oleh manajemen.
Dalam praktik sehari-hari, histori transaksi, pertimbangan perlakuan pajak, hingga latar belakang diskusi masa lalu lebih banyak tersimpan dalam ingatan pribadi.
Dokumentasi yang tersedia di perusahaan umumnya sebatas laporan teknis formal seperti SPT, tanpa disertai catatan mengenai alasan teknis (rationale) di balik keputusan perpajakan yang telah diambil.
Tanpa disadari, perusahaan akhirnya tidak hanya bergantung pada personil tersebut untuk menjalankan proses, tetapi juga bergantung kepadanya untuk memahami mengapa proses tersebut dijalankan dengan cara tertentu.
Pengetahuan perpajakan pun terkonsentrasi pada individu, bukan melekat pada sistem organisasi.
Pengetahuan Bukan Berarti Kontrol
Untuk memahami risiko struktural ini, manajemen perlu membedakan antara keahlian individu dan sistem kendali internal.
Pengelolaan yang berjalan atas keahlian individu sangat mengandalkan daya ingat, intuisi personal, dan penanganan reaktif saat pertanyaan atau klarifikasi timbul.
Sebaliknya, sistem kontrol bekerja melalui mekanisme yang terstruktur, alur verifikasi yang jelas, serta dokumentasi konteks yang dapat ditelusuri.
Sebagai bahan refleksi, manajemen dapat mencermati beberapa pertanyaan mendasar berikut:
- Apakah dasar pertimbangan dari suatu perlakuan pajak dapat dipahami tanpa harus menanyakannya langsung kepada personil bersangkutan?
- Jika dilakukan tinjauan internal, dapatkah pihak lain menelusuri riwayat dan bukti pendukung transaksi masa lalu secara konsisten?
- Apakah manajemen memiliki visibilitas yang cukup untuk memahami titik risiko perpajakan tanpa harus selalu bergantung pada penjelasan lisan dari satu personil?
Jika jawaban atas pertanyaan-pertanyaan tersebut adalah “tidak”, maka yang dimiliki perusahaan saat ini adalah kompetensi personil, belum tentu sebuah sistem pengendalian risiko.
Risiko Terbesarnya Bukan Ketika Orangnya Pergi
Banyak manajemen menganggap bahwa risiko utama dari ketergantungan individu baru muncul saat personil bersangkutan mengundurkan diri atau berhalangan.
Padahal, kerentanan tersebut sebenarnya sudah ada dan berlangsung sejak awal.
Pergantian personil hanyalah momen yang membuat risiko yang selama ini tersembunyi menjadi terlihat. Selama pengetahuan hanya berada di kepala seseorang, manajemen tidak memiliki visibilitas atas asumsi dan potensi eksposur risiko yang sebenarnya sedang ditanggung perusahaan.
Risiko ini dapat terlihat ketika otoritas pajak meminta penjelasan atau klarifikasi atas transaksi beberapa tahun sebelumnya.
Tanpa rekam jejak konteks yang memadai, perusahaan dapat kesulitan menjelaskan bukan karena transaksi tersebut tidak pernah ditangani, tetapi karena pengetahuan mengenai alasan dan pertimbangannya hanya tersimpan pada personil yang dahulu menanganinya.
V. Membangun Fondasi Pengelolaan Pajak Berbasis Sistem
Membangun fondasi kepatuhan berjangka panjang menuntut pengelolaan yang tidak hanya bergantung pada personil, tetapi juga ditopang oleh sistem yang mampu menjaga konsistensi proses dan pengendalian.
Keyakinan bahwa perusahaan berada dalam posisi aman hanya karena memiliki personil yang sangat memahami urusan pajak dapat memberikan rasa aman yang belum sepenuhnya mencerminkan kondisi pengendalian perusahaan.
Dalam tata kelola yang matang, kepastian tidak semata-mata bergantung pada siapa yang menjalankan fungsi perpajakan, tetapi juga pada keberadaan sistem yang memastikan pengelolaan tetap terkendali ketika terjadi perubahan pada personil yang menjalankannya.
Melembagakan pengetahuan perpajakan tidak selalu berarti menambah prosedur yang rumit.
Hal tersebut dapat dilakukan dengan menerjemahkan pertimbangan dan keputusan teknis penting menjadi rekam jejak tertulis yang tersimpan secara terstruktur.
Dengan demikian, informasi mengenai risiko dan kepatuhan dapat dipantau oleh manajemen secara transparan, konsisten, dan berkesinambungan.
Kontrol yang Matang Tidak Bergantung pada Siapa yang Mengingat
Keberadaan personil ahli dan berpengalaman tetap menjadi elemen penting dalam operasional perusahaan.
Namun, sistem kontrol yang sehat memastikan bahwa keahlian individu tersebut berfungsi untuk memperkuat organisasi, bukan menjadi satu-satunya titik tumpu keberlanjutan fungsi perpajakan.
Pengetahuan yang hanya dapat diakses melalui satu orang adalah aset individu; ketika pengetahuan tersebut dapat diakses, dipahami, dan diverifikasi oleh sistem, barulah ia menjadi aset institusi.
Sebagai Tax & Accounting Control Partner, KJA Ary Wicaksono membantu perusahaan membangun pengelolaan perpajakan yang tidak bergantung pada pengetahuan satu individu, tetapi ditopang oleh proses, dokumentasi, dan mekanisme pengendalian yang dapat dipantau secara berkelanjutan.